Mehrdimensionale Projekte – oder wie Vorbereitung ad-hoc Projektarbeit schlägt

Ich bin gut in Hamburg angekommen – Teil meiner großen Nordtour für diese Woche. Die Gegend hier ist etwas… speziell, wo mein Hotel steht. Die Menschen sind hier bunt gemischt, und es ist unmöglich, einfach hinter den Schleier zu blicken. Und da mich auf der Herfahrt ein Migrationsprojekt beschäftigt hat habe ich gedacht, ich verliere mal ein paar Worte zu mehrdimensionalen Projekten.

Mehrdimensionale Projekte sind Projekte, die über ein simples ‚installieren und gut ist‘ hinausgehen. Eigentlich ist jedes größere Projekt per se mehrdimensional. Was meine ich damit?

Im konkreten Fall haben wir vor einigen Monaten begonnen, ein Migrationsprojekt im Mailumfeld für einen Kunden zu planen. Und wie es der Zufall will, hat sich während dieser Planung etwas ergeben, was nun zu einer Herausforderung in der Durchführung wird. Es wurde eine Enterprise Suche eingeführt.

Enterprise Search bzw. Unternehmensweite Suche bezeichnet ein Teilgebiet von Information Retrieval und bezeichnet den Vorgang der computergestützten inhaltsorientierten Suche mit Hilfe einer unternehmensinternen Suchmaschine, welche Content mittels so genannter Crawler indexiert.

So definiert die allseits beliebte Wikipedia eine Enterprise Suche. Und sie ist das perfekte Beispiel eines mehrdimensionalen Projekts. Ich hatte das Glück, mit der Firma sprechen zu dürfen, welche diese Suche bei besagtem Kunden eingerichtet hat. Und dabei ist herausgekommen, dass die Suche einen speziellen Aspekt nicht unterstützt: Nämlich das Durchsuchen des Archivs, in welches wir gerade migrieren.

Die Nachrüstung der Funktion für das besagte Archivierungssystem würde einen sechsstelligen Betrag kosten. Eine Tatsache, die den Kunden sicherlich nicht erfreuen dürfte. Doch hätte man dies vermeiden können?

Ab hier wird es spannend. Normale Projekte laufen recht einfach – man stellt dem Kunden eine neue Lösung vor, und versucht den Produkt Sponsor zu identifizieren. Also diejenige Person innerhalb einer Unternehmung, die einen messbaren Nutzen von einem Produkt hat und es auch intern vertreten kann – und für das nötige Budget und damit für ein gültiges Projekt sorgen kann. Danach identifiziert man noch einige Verantwortliche, und testet das Produkt. Läuft alles gut, dann wird die Lösung eingeführt. Win-Win für alle Seiten, hooray!

Warum hat das hier nicht geklappt? Wo bleiben die hooray Rufe? Eigentlich ganz simpel: Es wurde zwar das Produkt getestet, man hat allerdings die Lösung nur in einer Dimension betrachtet – also mit den direkten Quellen, welche die Enterprise Suche durchsuchen kann. Also auch im konkreten Falle E-Mail. Es hat sich niemand aber die Mühe gemacht zu beleuchten, was an den einzelnen Systemen noch alles ‚angeflanscht‘ ist. Hier war es beispielsweise ein Archivierungssystem – und dieses löscht unter gewissen Bedingungen Elemente aus Entlastungsgründen. Aus die Maus, Ende mit der Indizierung. Wo ich nichts sehe, da indiziere ich nichts.

Genau das meine ich mit mehrdimensionalen Projekten und deren Planung. Bewährt hat sich dort immer der folgende grobe Ablaufplan:

  1. Identifikation der betroffenen Komponenten bei Einführung einer Lösung
  2. Erarbeitung einer Mehrwertbetrachtung bei Einführung einer Lösung für den Kunden
  3. Identifikation der unter (1) betroffenen weiteren Komponenten und Machbarkeit (auf Erweiterungen achten!)
  4. Beschreibung möglicher Wege bzw. Work-Arounds für den Kunden

Gerade Punkt (3) ist sehr wichtig, um einen Projekterfolg in großen Umgebungen zu gewährleisten.

Empfohlene Werkzeuge in der Betrachtung

Solche Betrachtungen können sehr gut mit Mind Mapping Werkzeugen erledigt werden. Dort kann man unterschiedliche Ebenen bauen, und dort die entsprechenden Effekte durchspielen.

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