Seit mehr als 15 Jahren habe ich mir Stück für Stück Pfeiler geschaffen, um mein geschäftliches Leben sowie mein Privatleben zu organisieren. Motiviert wurde das bei mir vor allem durch den Fakt, dass ich noch nie Jobs hatte, die linear abzuarbeiten waren – es gab immer über die Job Beschreibung hinaus etwas zu tun – ihr kennt das sicherlich. Einer meiner wichtigsten Stützpfeiler war immer ein Task Management Werkzeug – also eine Methodik und auch Software (hallo, ich bin ein Nerd!), um dem Chaos Herr zu werden. Und hier kommt Things ins Spiel – und einige grundlegende Überlegungen zu Trainern, Methodiken und dergleichen.
Was ist denn überhaupt dieses ominöse ‚Task Management‘?
Das ist schnell erklärt – bei einem Task Management geht es um eine Methode (wichtig: es ist nicht Software gemeint), um anfallende Aufgaben zu erfassen, zu bewerten und zu verwalten.
Welche Task Management Methoden gibt es?
Einige. Viele. Und sie unterscheiden sich durchaus gravierend. Die einfachste Task Management Methode kennt jeder von euch – Zettel. Dort schreibt man seine anfallenden Ideen und Aufgaben auf, heftet sie an den Kühlschrank oder sonstwo an und verliert so seine Aufgaben nicht aus dem Blick. Und das Ganze geht zu detailliert beschriebenen Methoden wie GTD (Get Things Done) uvm. Einige Methoden funktionieren mit Software, wieder andere Methoden arbeiten eher analog, und andere Methoden beziehen die digitale und die analoge Welt mit ein. Kurzum: Es gibt sehr viele Task Management Methoden. Und das ist häufig die größte Herausforderung für ‚Padawans des Task Management‘ – welche Task Management Methode passt zu mir?
Die richtige Task Management Methode…
…gibt es nicht. Es gibt nur die beste Task Management Methode für jeden persönlich. Mit dem Umfeld Task Management verdienen sich tausende Trainer in Deutschland eine goldene Nase, denn sie versuchen zu erklären, warum und was man denn überhaupt braucht, um ein Task Management zu betreiben. Eigentlich lässt sich die Auswahl möglicher Systeme aber recht schnell erledigen. Es gibt nämlich zwei grundlegende Ansätze, die man berücksichtigen muss.
Ansatz 1 – Task Management mit Zeit
Bei dieser Methode hat man Zeit, sich um die Verwaltung der einzelnen Aufgaben zu kümmern, und nicht nur um die bloße Abarbeitung. Die Faktoren, welche das verhindern können, sind eher geringfügige Störer bzw. man hat ein hohes Maß an zeitlicher Flexibilität und wird nicht permanent ‚fremdgesteuert‘. Das sind gute Voraussetzungen, um sich mit Task Management Methoden zu beschäftigen, die Zeit brauchen – und dann wunderbar voraussagende Ergebnisse liefern können. Ein guter Ansatz und ein Software Kandidat hier stellt GTD dar (Get Things Done) – beispielsweise kombiniert mit der Software ‚OmniFocus‘. Dort kann man sich austoben – und braucht aber auch die Zeit, sich mit dem Werkzeug auseinanderzusetzen.
Ansatz 2 – Task Management ohne Zeit
Zu dieser Kategorie gehöre definitiv ich. Als Business Architekt bestimmen unsere Kunden die Agenda deutlich stärker als bei vielen anderen klassischen Jobs. Das wirkt sich vor allem in der zeitlichen Flexibilität aus. Wenn du mehrere Stunden pro Tag im Auto sitzt oder Tage hast, an denen du mehr reist als aktiv an einem Arbeitsmittel zu sitzen, dann geht diese Zeit dir effektiv für andere Aufgaben verloren. Also braucht man eine Methodik, die einem auf jeden Fall hilft, im kontrollieren Chaos nichts zu vergessen.
Fazit – Task Management muss man selbst gestalten
Daher halte ich wenig von Seiten, die eine einzelne Methode als Allheilbringer im Aufgabenchaos vorstellen. Jeder Mensch tickt anders, arbeitet anders, hat andere Hygienefaktoren beim Umgang mit Kollegen und Aufgaben. Daher fällt dem individuellen Gestalten einer Aufgabenverwaltung ein großer Teil zu, wo jeder für sich selbst Erfahrungen machen muss.
Mein Ansatz – Things und Prozesse
Für mich hat nach vielen Ansätzen schon seit längerem eine kombinierte Methode aus Mailprogramm und Aufgabenverwaltung ‚Things‘ von Cultured Code funktioniert. Es würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen, komplett zu erklären, sowie ich damit arbeite. Im Prinzip arbeite ich mit diversen Quick Steps in Outlook und unterscheide zwischen aktionswürdigen Themen (das gibt eine Aufgabe in meinem Task Management Tool) und planbaren Tätigkeiten (das gibt dann einen Kalendereintrag).
So leer – so gut 🙂 – und dabei unterstützt mich mein Telefon, mein Mailprogramm via Mail-Ins und mein iPad Pro. Das dadurch zum echten ‚Hau rein was dir einfällt und dann mache es‘ Werkzeug mutiert. Quasi ein elektronisches Journal.
Falls ihr Fragen zu Task Management im Allgemeinen oder Wünsche zu zukünftigen Beiträgen zu diesem Thema habt, schreibt diese einfach in die Kommentare zu diesem Artikel.
Der IT Camper 
Ohne Things würde ich sowohl privat als auch beruflich nichts mehr auf die Reihe bekommen. Meine absolute Lieblingsapp und super umgesetzt.
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